Die Doʼs und Donʼts der E-Mail Etikette
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Als die Verwendung von E-Mail in den frühen 90er Jahren üblich wurde, änderte sich die Geschäftswelt. E-Mails nehmen nun einen wesentlichen Teil unseres Arbeitstags in Anspruch. Laut einer Studie der International Data Corporation (IDC) verbringen Arbeitnehmer 28% ihrer Arbeitswoche mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails.

Während wir versuchen schneller und effizienter zu arbeiten, dürfen wir nicht die sozialen Regeln vergessen, die jede Form von Kommunikation begleiten.

Die Betreffzeile klar gestalten

Die meisten von uns müssen gegen Hunderte von E-Mails antreten, die den Posteingang jeden Tag verstopfen, so dass je klarer die Betreffzeile ist, desto wahrscheinlicher wird die Nachricht gelesen. Zum Beispiel, wenn man jemandem einen Vorschlag sendet, sollte man genau sein und schreiben: „Der Fitch-Vorschlag ist beigefügt“.

Die Signatur nicht vergessen

Jede E-Mail sollte eine Signatur enthalten, die dem Empfänger anzeigt, wer man ist und wie man zu kontaktieren ist. Richten Sie sie so ein, dass sie automatisch am Ende jeder E-Mail angezeigt wird. Fügen Sie alle Ihre Kontaktdaten ein, damit der Empfänger Ihre Adresse, E-Mail oder Telefonnummer nicht suchen muss.

Passende und professionelle Anrede verwenden

„Hey“ oder Yo“ zu benutzen ist nicht professionell, egal wie gut man den Empfänger kennt. Verwenden Sie stattdessen „Guten Tag“ oder „Hallo“. Um formeller zu sein, verwenden man die Form "Liebe/r (Name)". Den Vornamen der Person in der Anrede zu benutzen, wie etwa „Hallo Robert“, ist durchaus angebracht, aber denken Sie daran den Vornamen nicht zu verkürzen, es sei denn Sie bekommen die Erlaubnis dies zu tun.

Keine Witzchen

Humor überträgt sich nicht gut per E-Mail. Was Sie lustig finden, könnte genauso gut von der anderen Partei falsch interpretiert oder gar als Sarkasmus aufgenommen werden, denn es fehlt die begleitenden Stimmklang und Mimik. Im Zweifelsfall lässt man lieber den Humor außerhalb der Unternehmenskommunikation.

Die Nachrichten zur Korrektur lesen

Man wird an der Art und Weise beurteilt, wie eine E-Mail verfasst wird. Ist die E-Mail mit falsch geschriebenen Wörtern und grammatischen Fehlern übersät, wird man als schlampig, nachlässig oder sogar ungebildet wahrgenommen. Prüfen Sie die Rechtschreibung und den Text, bevor Sie auf "Senden" gehen.

Nehmen Sie nicht an, dass der Empfänger weiß, worüber Sie sprechen

Erstellen Sie jede Nachricht in Form einer eigenständigen Notiz, auch wenn sie zu einer Kette von E-Mails gehört. Dies bedeutet, dass keine Einzeiler zugelassen sind. Fügen Sie das gewünschte Thema und Verweise auf frühere E-Mails, Nachfragen oder Gespräche. Denn die Kette ansehen zu müssen, um sich an den Kontext zu erinnern, kann frustrierend und zeitaufwendig sein. Vorallem, wenn der Empfänger mehrere E-Mails am Tag bekommt.

Alle E-Mails beantworten

Zu jeder legitimen E-Mail gehört eine rechtzeitige und höfliche Antwort. Auch wenn Sie im Moment keine Antwort auf die Anfrage haben, lassen Sie den Absender wissen, dass die E-Mails erhalten wurden. Informieren Sie die Absender auch dann, wenn ihre E-Mails an den falschen Empfänger gesendet wurden.

Nicht zu voreilig schreiben

Schicken Sie nie eine wütende E-Mail, oder geben eine übereilte Antwort. Überdenken Sie die Nachricht, bevor Sie sie abschicken. Wenn man wütend ist, legt man besser die Nachricht in dem Ordner „Entwürfe“ ab, und überprüft sie später noch einmal, wenn man sich beruhigt hat.

Private Informationen vertraulich halten

Es ist viel zu einfach E-Mails zu teilen, auch unbeabsichtigt. Deswegen soll man sehr persönliche oder vertrauliche Informationen nur persönlich oder am Telefon mitteilen. Fragen Sie um Erlaubnis, bevor Sie empfindliche Materialien entweder in dem Körper der E-Mail oder in einer Anlage veröffentlichen.

Ausrufezeichen nicht zu oft benutzen

Ausrufezeichen und andere Anzeichen von Aufregung wie Emoticons, Abkürzungen wie LOL oder Nutzung von Caps Lock kommt in geschäftlicher Kommunikation nicht gut an. Lassen Sie sie aus, wenn Sie den Empfänger nicht sehr gut kennen. Es ist auch nicht professionell, eine Menge von Ausrufezeichen zu verwenden!!!!!

Es braucht einige Übung, bis man die E-Mails professionell gestalten und auf den Punkt bringen lernt, aber auf lange Sicht werden Sie den Eindruck eines feineren und besser organisierten Menschen machen.

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